Last week, my inbox brimmed with breathless inquiries from clients and colleagues wanting to know: Had I read the latest workplace research? A Harvard Business School study on the impact of the open plan had recently gone viral, spawning doomsday headlines that were predictably eye-catching, but all too familiar.
This study found that contrary to popular belief, the open office did not encourage – but rather, inhibited – face-to-face communication. Employees in the study who transitioned to a completely open-plan environment spent 73 less time in face-to-face interactions, while their electronic communications concurrently rose 67.
After digesting the findings, my colleagues and I engaged in a fervent email exchange (ironic, perhaps, as we sit in an open office). What follows are snippets from our dialogue. The biggest takeaway? It’s time to ditch the tired binary of open vs. closed office.
The rise of the open plan
Fred Schmidt, Global Practice Leader, Corporate Interiors, was not entirely surprised by the findings, having closely watched this trend over the past 30 years. The movement toward open plan – paired with the gradual disappearance of the private office – is the result of the obvious cost savings, architects’ love of clean sightlines, and the growing emphasis on collaboration, he explained.
Despite an increased variety of work settings, “we still fall short of user expectations in the degree of enclosure for individual work,” Schmidt said. The “cockpit office” model of small, enclosed workplaces opening into shared meeting and amenity spaces (“caves and commons”) was a solution discussed in the 1990s that never really took off because of the associated construction and real estate costs.
New study, old story
“Activity-based planning? Open plan? See quickborner,” said Joe Connell, Design Principal, pointing out that the open plan is not new – nor is the backlash. We saw a rash of such headlines about five years ago. (This one was my personal favorite.) “When you add the space reductions allowed by flat monitors and the elimination of paper, and then layer in the complexity introduced by mobility programs, it creates an unease that is difficult to remedy with cappuccino and foosball,” said Schmidt.
Similarly, the study may be new, but the general conclusion is not. Schmidt points out that the findings mirror a 1980s study by Michael Brill of BOSTI Associates that found a direct correlation between the degree of enclosure (panel height) and the self-reported ease of communication.
Limitações do estudo
Tivemos um monte de perguntas e críticas, a partir do tamanho da amostra (um pouco pequeno), a informação ausente. “Eu gostaria de ver mais replicação, um conjunto de dados maior, e um inquérito mais matizado antes de fazer tais pronunciamentos splashy”, disse Schmidt.
Mary Baker, coordenadora do conhecimento, perguntou como usar um colar grande com tecnologia de sensores pode ter impactado a comunicação dos participantes, um fator que o estudo não abordou. “Será que eles se sentem como ratos de laboratório, e pode este sentimento mudar o seu comportamento?”, perguntou ela.
Também notavelmente ausente do estudo foi uma discussão sobre a natureza da comunicação eletrônica (porque as palavras faladas reais não foram gravadas). “Às vezes as pessoas se transformam em IM para não se comunicar sobre projetos, mas para conversar em um nível pessoal e fofocas. Entender o contexto pode esclarecer por que algumas conversas eram mais adequadas para o F2F, e outras foram tomadas online “, acrescenta Baker.
Falando de contexto, eu estava curioso sobre várias coisas: qual era a natureza do trabalho dos participantes? Eles precisam se encontrar cara a cara? E principalmente [Cue tapa na testa]: Talvez os participantes do estudo não se encontraram cara a cara, porque eles não têm salas de reunião. Não é a disponibilidade de mais opções de configuração de trabalho a peça ausente aqui? Mais estudo seria bem-vindo!
É hora de abandonar o binário
O ambiente de trabalho no estudo foi descrito como um sem paredes ou divisores-um abrir um espaço “boundaryless” com aparentemente sem espaços auxiliares (uma solução de trabalho improvável para qualquer cliente). Senior interior Project Designer Julie Michiels comentou que ela adoraria ver os planos dos escritórios de teste, “Eles soam brutalmente aberto e sem apoio de escolha ou a possibilidade de cerco.”
“Se eles sentem que não há nenhum lugar para ir para ter uma conversa improvisada F2F, então [o aumento da comunicação eletrônica] faz sentido”, acrescentou Lisa pool, principal. Certas conversas com colegas exigem privacidade; outros requerem um pano de fundo tranquilo. Além disso, se você está tendo uma conversa na mesa de alguém, você provavelmente seria consciente de perturbar o vizinho da pessoa. “Eu imagino uma grande percentagem de pessoas se sentem expostas comunicando em aberto, na frente de seus pares”, disse Tim Wolfe, design principal.
Esta peça da revisão do negócio de Harvard endereçou como demasiada transparência conduziu povos para colaborar menos, devido ao medo de ser julgado ou ouvido, assim como a percepção negativa potencial da gerência a respeito do tempo da cabeça-para baixo. Assim são as pessoas neste novo estudo “reclusa Misanthropic” ou – mais provável – pessoas que simplesmente não têm um lugar onde eles podem se encontrar com colegas ou inversamente, um onde eles podem estar sozinhos para se concentrar?
Na verdade, qualquer local de trabalho extremo-muito aberto ou muito fechado-vai flop. Como seres humanos, precisamos de espaços tranquilos às vezes, espaços sociais movimentados em outros. “Designs de plano aberto como uma mercadoria de tamanho único é uma falha”, disse Wolfe. Como tal, quando nos projetamos para projetar espaços que suportam a eficácia do trabalho ideal, nossa estratégia de go-to é a escolha. “O molho secreto, parece-me é sempre na mistura adequada de aberto, fechado, ativo, silencioso, privado, social, etc”, disse Connell. Vamos oferecer a noção de um jogo de soma zero adieu.
Crédito onde o crédito é devido
Embora não tivéssemos dúvidas sobre a pesquisa e os desafios para os artigos do serviço de notícias (e manchetes de estilo Click-Bait), ficamos impressionados com a metodologia do estudo de pesquisa – uma “rica combinação de medições e referência cruzada de um monte de insumos “, disse Michiels.
Durante várias semanas antes e depois do redesenho do escritório, os participantes do estudo foram equipados com emblemas dotados de sensores infravermelhos, sensores Bluetooth e um acelerômetro. Combinado com um microfone, esta engrenagem foi capaz de rastrear todas as interações face a face.
“Props para pesquisadores para o seu projeto de estudo-o primeiro a medir empiricamente tanto face-a-face e e-mail interação antes e depois da adoção da arquitetura de escritório aberto”, disse Baker. A abordagem do estudo para a captação de dados por meio de sensores e microfones (versus autorrelato) demonstra um nível de rigor não observado anteriormente na área temática.
Conclusão
A pesquisa aponta para um aumento de 50 no tempo gasto na colaboração no local de trabalho nos últimos 20 anos. Isso não é arbitrário, nem surpreendente. Quando ey pesquisou mais de 800 executivos em 2013, 9 em cada10 empresas relataram que seus desafios de negócios eram tão complexos que exigiam que as equipes resolvam.
A natureza do trabalho está mudando, e com ela, o local de atuação deve se adaptar. “O que os pesquisadores da década de 1980 e 90 não puderam estudar foi um local de trabalho menos vinculado com hierarquias significativamente mais planas, menos associações de status de espaço e maior ênfase na cultura do local de trabalho”, acrescentou Connell.
Acreditamos em uma abordagem de design de local de trabalho que fatores na forma como trabalhamos hoje, juntamente com as necessidades individuais de cada cliente. “A coleta de dados é a parte mais importante do engajamento de nossos clientes”, disse Wolfe. “Como esses dados se manifestam em um espaço construído que expressa com sucesso/suporta o negócio e a cultura do nosso cliente?”
Outro componente crítico para migrar de um mais fechado para um escritório mais aberto é o gerenciamento de alterações, o que pode ajudar a aliviar respostas negativas. “Não houve discussão sobre como essa transição foi comunicada aos funcionários do estudo”, acrescenta Baker.
No final, subscrevemos a abordagem de equilibrar a necessidade de interacção com a necessidade de solidão através de uma gama de espaços de salas fechadas para abrir, áreas colaborativas, para salas de telefone. Acrescenta Wolfe, “uma variedade de tipos de espaço oferece uma série de oportunidades para atender aos níveis de conforto de todos. Mesmo os misantropos.
