COVID Insights, Perspectivas 04.07.2020

gerenciando a mudança quando você menos espera

por Emily Klein e Lisa Pool

Este ano marcou um momento de emoção coletiva e entusiasmo, pois as empresas abraçaram um chamado para repensar suas pegadas institucionais. Desde escritórios corporativos, saúde e educação, até ciência e tecnologia — os principais players de cada setor vêm redesenhando suas instalações para promover a criatividade, a inovação e a colaboração dos funcionários, ao mesmo tempo em que atendem às necessidades cada vez mais móveis da força de trabalho.

E então veio covid-19.

Funcionários Perkins e Will rapidamente mudou para um trabalho de modelo doméstico

Embora o mundo tenha visto pandemias antes, poucos anteciparam o impacto desse vírus global e as decisões rápidas que ele nos forçou a tomar. Em questão de dias e semanas, a maioria de nós deixou nossos escritórios para casa. Entramos totalmente no trabalho remoto, independentemente da prontidão individual ou corporativa.

Para algumas indústrias, a dor é menor; os funcionários podem trabalhar em qualquer lugar, e eles são apoiados por plataformas digitais robustas, um plano de continuidade de negócios e uma infinidade de ferramentas de colaboração bem usadas. Para essas empresas, o trabalho remoto é um modo de vida.

Para outras indústrias, aquelas para as quais 100 trabalhos remotos não são a norma, este é um momento divisor de águas. É um choque para o sistema nervoso corporativo que resultará em um aumento dramático no trabalho a partir de arranjos domésticos, ou, alternativamente, um nível elevado de resistência ao trabalho remotamente.

Para aqueles de nós do último grupo, o que significa adaptar-se rapidamente a um modelo de trabalho remoto? E, além de práticas imediatas de saúde e segurança, como o distanciamento social e a higienização, como traremos os funcionários de volta com segurança ao escritório? Essas questões de estratégia de trabalho estão surgindo todos os dias. As respostas surgirão do pensamento estratégico e do aproveitamento intencional das estratégias de gestão de mudanças para preparar, gerenciar e reforçar a mudança.

Abrace a Adaptação

Primeiro, devemos investir em tecnologia, aumentar nossa largura de banda e focar na segurança cibernética para nossas plataformas digitais. Ferramentas de colaboração e comunicação como Microsoft Teams, Zoom, Skype e Slack estão vendo um aumento explosivo no uso de funcionários, o que é uma coisa boa para a produtividade da equipe — e uma razão ainda mais urgente para manter os dados e os ativos corporativos seguros contra invasões.

Além da tecnologia, as empresas que reinventam os fluxos de trabalho de processos como resultado do trabalho remoto ganharão eficiências com impacto duradouro, muito depois da fase de crise ter passado. Os líderes que se envolvem em comunicações semanais com os funcionários descobrirão que conversas francas — aqueles que reconhecem os aspectos humanos da mudança — podem informar um curso de ação para a continuidade dos negócios, tanto no trabalho quanto em suas vidas pessoais. Essas equipes colaborativas terão mais facilidade em adaptar-se a este tempo sem precedentes e economia incerta.

Calendário online de treinamento para práticas recomendadas de trabalho remoto

Antecipar mudanças

Cientistas e epidemiologistas prevêem ondas contínuas de surtos infecciosos antes que uma vacina seja trazida ao mercado, e as empresas estão se tornando cada vez mais conscientes de que talvez nunca voltemos aos velhos costumes de negócios após a era COVID-19. No curto prazo, as organizações devem planejar o que acontece quando alguns funcionários começam a repovoar escritórios, enquanto outros continuam trabalhando em casa. Esse estado híbrido de trabalhar em conjunto exigirá uma abordagem multimodal para o planejamento de comunicações, juntamente com o aprendizado e o desenvolvimento contínuos. Dar aos funcionários a oportunidade de ajudar a moldar essas mudanças os capacita a serem partes interessadas nos resultados e permite que eles co-autores como as equipes híbridas podem trabalhar de forma ideal em conjunto.

Na Perkins&Will, continuamos a construir uma plataforma para os funcionários se comunicarem e aprenderem virtualmente. No estúdio de Boston, executamos um programa chamado Perkins&Will University, que treina jovens e emergentes em competências críticas de design e gestão. Quando isso mudou de presencial para digital, criamos um calendário online e um repositório para aulas para promover o acesso onipresente a gravações futuras e passadas. Discussões de design virtual que normalmente ocorriam semanalmente em nossos estúdios físicos estão agora sendo realizadas online, aproveitando as ferramentas dispostas por nossas equipes de aplicativos de design.

A curto prazo, as organizações podem montar uma equipe interfuncional de líderes para projetar estratégias para engajar essa força de trabalho híbrida de maneiras que nunca fizeram antes: montar uma governança de gestão de mudanças para projetar e implementar mudanças, criar marcos de mudança para os próximos um a três meses, usar pesquisas ao vivo para medir o feedback dos funcionários e criar um roteiro para impulsionar a mudança de comportamento que incentive a aceitação e a adaptação às novas formas de trabalho.

Também precisamos lidar com os temores dos funcionários sobre voltar ao local de trabalho. Além dos protocolos de higienização e distanciamento social, uma estratégia de retorno escalonado também deve considerar o seguinte: limites de risco dos funcionários ao chegar a escritórios de maior densidade, o uso do transporte público, as preocupações com a qualidade do ar e as situações domésticas dos funcionários. Finalmente, uma estratégia abrangente de retorno ao trabalho deve planejar quaisquer surtos futuros nos próximos 12-18 meses.

Com picos e vales de surtos de COVID-19 acontecendo em todo o mundo, não podemos prever o que acontecerá nas próximas semanas e meses. Um corpo crescente de pesquisas ressalta nossa necessidade neurobiológica de se conectar socialmente como seres humanos, e enfrentamos desafios únicos agora para descobrir como fazer isso de forma diferente — desde a educação remota, a telemedicina, até a otimização da produtividade entre as equipes dispersas. O que sabemos é que abraçar culturas virtuais adaptativas e antecipar e gerenciar mudanças serão estratégias essenciais no local de trabalho para empregar nas águas desconhecidas à frente.