COVID Insights, Perspectivas September 22, 2020

Preparando-se para o que vem a seguir diante da incerteza

A líder da estratégia de trabalho Lisa Pool explica como podemos "ensaiar" para múltiplos futuros de trabalho usando o planejamento de cenários.

A pandemia COVID-19 forçou metade de todos os funcionários nos Estados Unidos a trabalhar em casa desde meados de março. Isso, compreensivelmente, tem muitas organizações se perguntando como isso afetará seu local de trabalho e suas futuras necessidades imobiliárias. Em alguns casos, as incógnitas podem ser paralisantes, pois não sabemos quando uma vacina será trazida ao mercado ou mesmo se uma vacina futura nos permitirá voltar ao normal. Em um mundo cheio de incertezas e incógnitas crescentes, como planejamos produtivamente um futuro incerto?

Embora não possamos prever o futuro, podemos aprender a “ensaiar” para estarmos mais preparados. O planejamento de cenários é uma ferramenta estratégica usada por muitas organizações para projetar e planejar múltiplos futuros de local de trabalho e imobiliário diante da incerteza e mudança — e agora é mais necessário do que nunca. Avaliar o impacto, o custo e a complexidade de cada cenário fornece um quadro para a tomada de decisões e modelagem com ações e resultados concretos. Um roteiro pode ajudar a resolver nossas questões ardentes, proporcionando uma sensação de controle e conforto.

O planejamento de cenários nos ajuda a avaliar o impacto, o custo e a complexidade de diferentes futuros possíveis.

Nossa extensa pesquisa de funcionários da WFH revelou alguns temas. Saber os "ganhos" e os pontos de dor nos ajudará a adaptar nossa abordagem para a reabertura dos estúdios.

Como meus empregados vão trabalhar?

Agora que descobrimos que os funcionários podem ser produtivos trabalhando em casa (WFH), especialmente em tarefas focadas, muitos empregadores estão considerando expandir os programas WFH para permitir flexibilidade contínua. Mas para entender como seus funcionários vão trabalhar, você deve ir mais fundo do que uma pesquisa de pulso de RH. Uma extensa pesquisa de trabalho domiciliar dos funcionários oferecerá uma imagem mais completa — idealmente capturando as atividades de trabalho mais adequadas para o WFH versus aquelas que requerem o apoio do local de trabalho, como a frequência desejada dos dias no escritório versus em casa. Esse feedback pode ajudá-lo a estabelecer critérios para vários cenários e seu impacto nas necessidades do espaço. Não pare com uma pesquisa; estudos longitudinais também permitirão avaliar tendências, sinais de fadiga do WFH e mudança de atitudes baseadas em mudanças de condições.

Os resultados da pesquisa também podem ajudá-lo a construir um novo Programa de Trabalho Remoto. Muitas organizações que anteriormente resistiam ao trabalho remoto por uma ampla variedade de razões agora vêem um futuro onde é possível. Em uma pesquisa recente da PwC,54% dos CFOs responderam que planejavam tornar o trabalho remoto uma opção permanente para funções que o permitissem. Kate Lister, da Global Workplace Analytics, estima que 56% da força de trabalho dos EUA detém um emprego compatível (pelo menos parcialmente) com trabalho remoto. Lister prevê que quanto mais pessoas forem obrigadas a trabalhar em casa, mais provável será que o WFH continue após o COVID. A criação de um programa que olhe estrategicamente para funções e atividades que sejam eficazes em casa, juntamente com as políticas para um local de trabalho remoto e presencial híbrido equitativo, pode garantir a prontidão para a transição.

Então, quais são as perguntas ardentes que nós, como planejadores de trabalho, ouvimos mais?

Que tipo de espaço eu vou precisar?

Feedback dos funcionários em mãos, você pode voltar sua atenção para o mercado imobiliário. Para grandes empresas com vários sites e portfólios, este é o momento perfeito para atualizar suas diretrizes de local de trabalho e design. À medida que mais funcionários fazem trabalho suplementar em casa, você pode precisar diminuir o espaço para o trabalho focado e renovar seus espaços de colaboração para melhor atender às necessidades dos funcionários quando eles vêm ao escritório para se conectar. Do ponto de vista do design, estratégias, materiais e sistemas para um ambiente saudável e seguro podem precisar ser atualizados. Da mesma forma, os padrões e disposições tecnológicas devem ser avaliados para apoiar uma melhor experiência dos funcionários.

Para uma apresentação no local de trabalho reimaginado, nosso estúdio de Londres examinou o "porquê" por trás do local de trabalho.

De quanto espaço vou precisar?

Quando a REI colocou sua nova sede à venda antes do evento se mudar, e outras empresas fizeram pivôs semelhantes, muitos se perguntaram coletivamente sobre quanto espaço eles realmente precisavam. Avaliar sua carteira agora é um passo prudente para garantir que você não tosca nenhuma decisão. Com uma abordagem baseada em dados com base em pesquisas de funcionários e uma avaliação dos novos requisitos de espaço no local de trabalho, você pode modelar vários cenários rapidamente em todo o portfólio, campus ou um edifício para entender como seu imóvel pode responder. Considerações por locais, mudança nos termos de locação e deslocamentos desempenham um fator tanto na tomada de decisões de curto e longo prazo.

Seja qual for o cenário, é importante fazer check-in com os funcionários para ter certeza de que eles estão se sentindo apoiados.

Foto cortesia de Lori Day

Como posso apoiar meu povo?

Os níveis básicos da Hierarquia de Necessidades de Maslow — necessidades fisiológicas e de segurança — não são mais tidos como garantidos neste momento. Agora, mais do que nunca, os funcionários precisam saber que você tem um plano que atenda à sua saúde e segurança em primeiro lugar, além de um local de trabalho produtivo e envolvente.

Forneça uma comunicação clara sobre quais medidas você está tomando para garantir um local de trabalho seguro, e apoie suas necessidades de serem eficazes e produtivas também. Em muitos casos, isso significa um foco aprimorado no bem-estar. Verifique com frequência os funcionários para ver como eles estão, use os resultados da pesquisa para identificar onde mais apoio, coaching e treinamento podem ser necessários. Para suporte a longo prazo, desenvolva uma estratégia de gerenciamento de mudanças para garantir que as mensagens, comunicações e treinamentos certos estão em vigor para orientar os funcionários através das fases da pandemia. Apoiar gestores e líderes para garantir que o coaching e a mentoria continuem e que o desenvolvimento profissional não sofra com o aumento do WFH e do trabalho híbrido pós-COVID.

Embora muitas organizações estejam adotando uma abordagem de esperar e ver para o planejamento de cenários no local de trabalho, existem passos importantes que você pode tomar agora para fornecer alguma certeza neste momento de incerteza. Uma vez que você tenha considerado uma gama de possibilidades, projetar um plano resiliente para se adaptar ao que vem a seguir trará soluções sonoras.

Preparando-se para o que vem a seguir diante da incerteza

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